中壢國中文書處理實施要點:

           一、依據:

                (一)事務管理規則。

                (二)公文程式條例。

                (三)省府(公文處理手冊)。

                (四)行政院頒佈(行政機關公文處理手冊)。

                (五)桃園縣政府編印(文書處理手冊)。

          二、目標:

                (一)簡化公文處理,普遍提高行政效率。

                (二)加強文書業務之檢討與承辦人員之考核,發揮溝通意見功能。

                (三)加強文書檔案管理,做好文書保密工作。

         三、實施辦法:

                (一)處理程序:(含網路公文)

                    1.文書處理,以公文隨到隨辦,隨辦隨送,不得拖延、積壓、損毀、遺失。

                    2.文書一律用由右而左之直行格式。但各種報、簿冊及附件等,得採由左而

                      右之橫行格式。

                    3.文書應繼明年、月、日,一律以中華民國紀元為準。

                    4.公文統一於右下角簽擬文稿及蓋職名章,請預留主管及校長簽章批閱處。

                    5.辦公時間外之公文收受,由代理人員依規定辦理。

                    6.文書之傳遞,以(掛號、圓戳)公文簽收清單或網路公文簽收簿為憑。

               (二)文書處理流程如圖所示:

               (三)收文、發文、分文的處理:收文、發文一律按年份統一編號,使用電腦登錄

                     公文系統,文件以隨到、隨分、隨發為原則。

                   1.收文:

                    (1)來文經校警點收清楚後,統一交文書組長簽收、拆封,視來文性質於

                         右上角加註各承辦單位名稱,如教學、註冊……等,再將該文摘由、

                         編號、分類、登入電腦公文管理系統。

                    (2)收文編號採用每年自第000一號起順序編至年底為止,隔年則另起

                         000一號。

                    (3)下列文件,不多編號,而另登錄圓戳公文簽收單。

                        ◎各種定期及例行表報。

                        ◎通報及知會性文件。

                        ◎校長私人往來之文電。

                        ◎逕送、逕寄或免備文之文件。

                        ◎邀請參加研習及紀念性集會之文件。

                        ◎贈送書刊及資料之文件,交圖書室。

                    (4)總收文作業應確實按拆封、簽收、編號、登錄公文管理系統、分文等程

                         序處理,加速公文處理效率。

                    (5)公文如有現今、支票、匯票等,應先繳送出納組簽收保管,如為重要物

                         品應儘速隨文併送業務承辦單位。

                    (6)密件處理,由校長拆封;絕對機密及極機密文件,由校長自行處理。其

                         他機密文件掛號(編號)則密不錄由。

                    (7)省縣公報(受文者與本校有關)剪貼掛號收文視同正式公文處理。

                   2.分文:

                    (1)注意來文的時間性,依序迅速確實處理。

                    (2)極重要或有特別時限的公文,先提請校長核閱。

                    (3)分文至各相關業務承辦人簽收,分文設:文簽收清單、網路公文簽收簿。

                    (4)來文涉及二個單位以上者,以來文所敘業務較多或首項業務之單位為承

                         辦單位。凡有會辦之文,應先會簽,再由承辦單位作協調工作。

                    (5)凡不編號之文件,另予登錄圓戳公文系統,送承辦單位簽收,辦理完竣

                         ,文送回文書組存查一年,隔年銷燬。

                   3.發文:

                    (1)文單位繕打發文經校長判行後,送交文書組校對、編號、登錄電腦、簽

                         收、用印、登送文簿送達或交郵遞。

                    (2)發文編號同收文方式,但文號前均冠各單位首字。例:壢國中總字第

                         000一號。

                    (3)各種表單冊籍等,不須行文者,該案件應經單位主管呈校長核可後發出。

                    (4)發文時應按「點收」、「編號」、「登錄電腦公文系統」、「發文」等

                         作業程序辦理。

                    (5)發文時應在公文上確切標明重要性、時間性及保密區分。

                    (6)重要文件(人事命令、證件、支票等)用掛號郵件寄發,由受文者簽收。

               (四)承辦、會辦、核稿決行及分層負責:

                   1.貫徹分層負責的原則(依桃園縣政府編印國民中學業務分層負責明細表實施)

                   2.業務承辦人員依行政院訂定之機關公文處理手冊之規定「簽」、「稿」擬辦,

                     力求達到「正確」、「清晰」、「簡明」、「迅速」、「整潔」、「一致」、

                     「完整」、「周詳」等作業要求。

                   3.公文以一文一事為原則。

                   4.公文需其他單位會辦者,視同速件處理。

                   5.業務承辦人員,如延誤公文處理時限應追究行政責任;對學校或當事人構成損                      害時,應負法律責任。

                   6.校長或各處室主任對所屬承辦人的公文,如有不同意見,應明確批示,嚴格執                      行分層負責。

                   7.公文力求簡化,減少行文數量,達到簡捷要求,提高效率。

               (五)繕寫、打字、校對、用印、郵遞、掛號包裹:

                   1.對外行文使用統一規格A4公文用紙。

                   2.公文決行後當日繕打、校對、發文為原則。

                   3.公文用印,依行政院訂定機關公文處理手冊規定:使用印信一律經校長判行批                      示後核印。

                   4.文書郵寄郵資,以設置郵件郵資收支簿統一辦理。

                   5.掛號包裹,以設置掛號包裹簽收簿。

               (六)公文處稽催與考核:

                   1.由文書組長負責辦理公文處理管制考核、稽催工作。

                   2.文書組長依電腦公文登錄清單,隨時檢查每日公文承辦情形,並向承辦人員查                      詢、催辦。

                   3.公文因案情繁複需展期辦理時,需經校長核准。

                   4.公文處理時限:特急件以隨到隨辦、最速件以一日為限、速件以三日為限、普                      通件以六日為限。

                   5.每月初檢查公文執行情形,統計承辦人員上個月辦理公文情形,編制公文處理                      成績月報並呈閱校長。

               (七)檔案歸檔及保管:

                   1.檔案統一由文書組負責保管歸檔。

                   2.各承辦人員應於公文辦理完竣,隨時回送文書組,辦理公文歸檔手續。

                   3.文書組依編號公文的保存年限分別合訂成冊,以備查考;圓戳公文於存檔一年                      後銷毀。

                   4.設置年度公文登記簿供承辦人員借閱檔案,並限期歸還。

                   5.借調文件人員不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失、影印                      、複印。

                   6.凡保存年限屆滿之檔案,簽由校長核定銷毀,並向縣政府報備。

             (八)公告:

                    1.公告視其性質分別由各處、室自行發佈。

                    2.各單位之公告,需經該單位主管核稿後始可發佈;如情節重大,經校長核可                       後,送文書組加蓋校印及校長簽名章,以校長名義發佈。

             (九)通知:

                 1.通知視其性質分別由各處、室自行發出。

                 2.各單位之通知,需經該單位主管核稿後始可發佈;如情節重大,經校長核可後,                    以校長名義發佈。

             (十)印信管理及使用:

                 1.印信由文書組長負責保管及親自監印,如有遺失誤用情事,由監印員負完全責任

                 2.印信使用範圍:經校長判行公文,各處室所發之證件(證件均應有存根並由承辦                                  單位自行保管存根),經單位主管或經辦人簽章認可後,送文書                                  組用印,其他特殊情形經當事人簽請校長批准後用印。

                 3.員工保證事項,本校只作身份證明,其他金錢借貸情形一律拒絕。

           四、進度:                          

辦理事項

時  間

執行單位

備  註

1.公文收發

隨到隨辦

總務處文書組

 

2.公文檢查

每月辦

總務處文書組

 

3.公文查詢

經常實施

總務處文書組

 

4.公文歸檔

隨到隨辦

總務處文書組

 

           五、本辦法經校長核准後實施,修正時亦同。