中壢國中文書處理實施要點：

           一、依據：

                （一）事務管理規則。

                （二）公文程式條例。

                （三）省府（公文處理手冊）。

                （四）行政院頒佈（行政機關公文處理手冊）。

                （五）桃園縣政府編印（文書處理手冊）。

          二、目標：

                （一）簡化公文處理，普遍提高行政效率。

                （二）加強文書業務之檢討與承辦人員之考核，發揮溝通意見功能。

                （三）加強文書檔案管理，做好文書保密工作。

         三、實施辦法：

                （一）處理程序：（含網路公文）

                    1.文書處理，以公文隨到隨辦，隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。

                    2.文書一律用由右而左之直行格式。但各種報、簿冊及附件等，得採由左而

                      右之橫行格式。

                    3.文書應繼明年、月、日，一律以中華民國紀元為準。

                    4.公文統一於右下角簽擬文稿及蓋職名章，請預留主管及校長簽章批閱處。

                    5.辦公時間外之公文收受，由代理人員依規定辦理。

                    6.文書之傳遞，以（掛號、圓戳）公文簽收清單或網路公文簽收簿為憑。

               （二）文書處理流程如圖所示：

               （三）收文、發文、分文的處理：收文、發文一律按年份統一編號，使用電腦登錄

                     公文系統，文件以隨到、隨分、隨發為原則。

                   1.收文：

                    （1）來文經校警點收清楚後，統一交文書組長簽收、拆封，視來文性質於

                         右上角加註各承辦單位名稱，如教學、註冊……等，再將該文摘由、

                         編號、分類、登入電腦公文管理系統。

                    （2）收文編號採用每年自第０００一號起順序編至年底為止，隔年則另起

                         ０００一號。

                    （3）下列文件，不多編號，而另登錄圓戳公文簽收單。

                        ◎各種定期及例行表報。

                        ◎通報及知會性文件。

                        ◎校長私人往來之文電。

                        ◎逕送、逕寄或免備文之文件。

                        ◎邀請參加研習及紀念性集會之文件。

                        ◎贈送書刊及資料之文件，交圖書室。

                    （4）總收文作業應確實按拆封、簽收、編號、登錄公文管理系統、分文等程

                         序處理，加速公文處理效率。

                    （5）公文如有現今、支票、匯票等，應先繳送出納組簽收保管，如為重要物

                         品應儘速隨文併送業務承辦單位。

                    （6）密件處理，由校長拆封；絕對機密及極機密文件，由校長自行處理。其

                         他機密文件掛號（編號）則密不錄由。

                    （7）省縣公報（受文者與本校有關）剪貼掛號收文視同正式公文處理。

                   2.分文：

                    （1）注意來文的時間性，依序迅速確實處理。

                    （2）極重要或有特別時限的公文，先提請校長核閱。

                    （3）分文至各相關業務承辦人簽收，分文設：文簽收清單、網路公文簽收簿。

                    （4）來文涉及二個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之單位為承

                         辦單位。凡有會辦之文，應先會簽，再由承辦單位作協調工作。

                    （5）凡不編號之文件，另予登錄圓戳公文系統，送承辦單位簽收，辦理完竣

                         ，文送回文書組存查一年，隔年銷燬。

                   3.發文：

                    （1）文單位繕打發文經校長判行後，送交文書組校對、編號、登錄電腦、簽

                         收、用印、登送文簿送達或交郵遞。

                    （2）發文編號同收文方式，但文號前均冠各單位首字。例：壢國中總字第

                         ０００一號。

                    （3）各種表單冊籍等，不須行文者，該案件應經單位主管呈校長核可後發出。

                    （4）發文時應按「點收」、「編號」、「登錄電腦公文系統」、「發文」等

                         作業程序辦理。

                    （5）發文時應在公文上確切標明重要性、時間性及保密區分。

                    （6）重要文件（人事命令、證件、支票等）用掛號郵件寄發，由受文者簽收。

               （四）承辦、會辦、核稿決行及分層負責：

                   1.貫徹分層負責的原則（依桃園縣政府編印國民中學業務分層負責明細表實施）

                   2.業務承辦人員依行政院訂定之機關公文處理手冊之規定「簽」、「稿」擬辦，

                     力求達到「正確」、「清晰」、「簡明」、「迅速」、「整潔」、「一致」、

                     「完整」、「周詳」等作業要求。

                   3.公文以一文一事為原則。

                   4.公文需其他單位會辦者，視同速件處理。

                   5.業務承辦人員，如延誤公文處理時限應追究行政責任；對學校或當事人構成損                      害時，應負法律責任。

                   6.校長或各處室主任對所屬承辦人的公文，如有不同意見，應明確批示，嚴格執                      行分層負責。

                   7.公文力求簡化，減少行文數量，達到簡捷要求，提高效率。

               （五）繕寫、打字、校對、用印、郵遞、掛號包裹：

                   1.對外行文使用統一規格A4公文用紙。

                   2.公文決行後當日繕打、校對、發文為原則。

                   3.公文用印，依行政院訂定機關公文處理手冊規定：使用印信一律經校長判行批                      示後核印。

                   4.文書郵寄郵資，以設置郵件郵資收支簿統一辦理。

                   5.掛號包裹，以設置掛號包裹簽收簿。

               （六）公文處稽催與考核：

                   1.由文書組長負責辦理公文處理管制考核、稽催工作。

                   2.文書組長依電腦公文登錄清單，隨時檢查每日公文承辦情形，並向承辦人員查                      詢、催辦。

                   3.公文因案情繁複需展期辦理時，需經校長核准。

                   4.公文處理時限：特急件以隨到隨辦、最速件以一日為限、速件以三日為限、普                      通件以六日為限。

                   5.每月初檢查公文執行情形，統計承辦人員上個月辦理公文情形，編制公文處理                      成績月報並呈閱校長。

               （七）檔案歸檔及保管：

                   1.檔案統一由文書組負責保管歸檔。

                   2.各承辦人員應於公文辦理完竣，隨時回送文書組，辦理公文歸檔手續。

                   3.文書組依編號公文的保存年限分別合訂成冊，以備查考；圓戳公文於存檔一年                      後銷毀。

                   4.設置年度公文登記簿供承辦人員借閱檔案，並限期歸還。

                   5.借調文件人員不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失、影印                      、複印。

                   6.凡保存年限屆滿之檔案，簽由校長核定銷毀，並向縣政府報備。

             （八）公告：

                    1.公告視其性質分別由各處、室自行發佈。

                    2.各單位之公告，需經該單位主管核稿後始可發佈；如情節重大，經校長核可                       後，送文書組加蓋校印及校長簽名章，以校長名義發佈。

             （九）通知：

                 1.通知視其性質分別由各處、室自行發出。

                 2.各單位之通知，需經該單位主管核稿後始可發佈；如情節重大，經校長核可後，                    以校長名義發佈。

             （十）印信管理及使用：

                 1.印信由文書組長負責保管及親自監印，如有遺失誤用情事，由監印員負完全責任

                 2.印信使用範圍：經校長判行公文，各處室所發之證件（證件均應有存根並由承辦                                  單位自行保管存根），經單位主管或經辦人簽章認可後，送文書                                  組用印，其他特殊情形經當事人簽請校長批准後用印。

                 3.員工保證事項，本校只作身份證明，其他金錢借貸情形一律拒絕。

           四、進度：                          

           五、本辦法經校長核准後實施，修正時亦同。